Comment éviter les erreurs courantes lors du choix d’une agence d’hôtesses

Le succès d'un événement de travail dépend beaucoup de la qualité de l'accueil des participants. Que ce soit un salon, une fête d'entreprise, un nouveau produit ou un grand congrès, les hôtesses sont souvent le premier contact entre votre marque et les invités. Cette première impression, très rapide, peut changer l'avis général sur votre événement. Cependant, beaucoup d'organisateurs font souvent les mêmes erreurs en choisissant leur agence d'hôtesses, ce qui peut nuire au succès de l'événement et à l'image de l'entreprise. Se concentrer uniquement sur le prix, ignorer les détails du secteur ou ne pas vérifier les références peut transformer un point important en un point faible. Cet article vous montre les erreurs à éviter et vous donne des solutions pour choisir la meilleure agence d'hôtesses, assurant un accueil professionnel qui correspond à vos objectifs et aux attentes des invités.

Ne pas définir précisément vos besoins en amont : l'erreur fondamentale

Ne pas bien savoir ce que vous voulez est souvent la plus grosse erreur quand vous choisissez une agence d'hôtesses. Ce manque de clarté au début peut causer des problèmes pour tout votre événement.

Avant de parler à une agence, décrivez précisément le type d'hôtesses dont vous avez besoin. Pensez aux langues qu'elles doivent parler, selon les personnes qui viennent à votre événement. Par exemple, un salon médical avec des visiteurs du Moyen-Orient aura sûrement besoin d'hôtesses qui parlent arabe. Un événement technologique avec beaucoup de participants d'Asie pourrait avoir besoin d'hôtesses parlant mandarin ou japonais.

Il est aussi très important de bien définir ce que les hôtesses devront faire exactement. En plus d'accueillir les gens, est-ce qu'elles devront utiliser un logiciel pour enregistrer les participants, présenter des produits, accompagner des personnes importantes ou distribuer des documents techniques ? Chaque tâche demande des compétences différentes, et toutes les agences ne peuvent pas les offrir.

Enfin, dites clairement quel style et quelle image vous voulez. Une entreprise pharmaceutique sérieuse n'aura pas les mêmes exigences qu'une marque de mode moderne ou qu'une entreprise de technologie qui préfère un style plus décontracté mais professionnel.

L'apparence, bien qu'elle puisse sembler secondaire, joue un rôle important dans la façon dont votre marque est perçue.

Il est important de bien réfléchir aux détails pratiques : les heures de travail, y compris les réunions d'information, l'endroit précis où les gens doivent se trouver, la nécessité de prévoir des remplacements pour les pauses et les demandes spéciales concernant les vêtements de travail. En étant précis, vous obtiendrez des estimations de prix que vous pourrez vraiment comparer et vous éviterez les problèmes ou les coûts imprévus.

 

Marie Deschamps, qui organise des événements dans le monde entier, explique : "Nous avons remarqué que passer une heure de plus à définir exactement ce dont nous avons besoin nous permet toujours d'éviter des jours de stress et d'économiser beaucoup d'argent sur chaque événement."

Privilégier exclusivement le prix le plus bas : un calcul souvent coûteux

Choisir l'agence la moins chère peut paraître une bonne idée pour économiser de l'argent. Pourtant, cette façon de faire est souvent mauvaise à long terme.

Les grandes différences de prix entre les agences s'expliquent surtout par des façons de travailler différentes qui affectent la qualité du service. Les agences très bon marché font souvent des compromis sur des choses importantes : elles embauchent moins bien, forment peu leurs employés, paient mal les hôtesses (ce qui fait qu'elles partent souvent et sont moins motivées), surveillent peu pendant l'événement, ou n'ont pas toutes les assurances nécessaires.

Il est plus judicieux de regarder le coût total plutôt que seulement le prix par heure. Une agence un peu plus chère, mais qui s'occupe des uniformes, du transport, qui a une personne dédiée sur place et qui peut remplacer quelqu'un en urgence, peut être un meilleur choix qu'une offre qui semble économique mais qui entraîne des coûts supplémentaires ou des problèmes.

La réputation de votre marque est importante et la qualité de l'accueil a un impact direct dessus. Avoir une mauvaise image de votre entreprise est probablement le plus mauvais résultat possible quand on organise un événement.

Pour éviter cela, demandez toujours aux agences de bien expliquer ce qui est compris dans leurs prix. Comparez les offres en regardant les mêmes choses et soyez prudent avec les prix très bas, car ils cachent souvent de mauvais compromis ou des coûts supplémentaires qui arriveront plus tard.

Négliger la vérification des références et de la réputation de l'agence

Dans un domaine où l'on ne peut juger la qualité qu'après coup, il est très important, mais souvent oublié, de bien vérifier les références de l'agence.

Regarder ce qu'elle a fait avant ne suffit pas à regarder son site web. Demandez des exemples précis de son travail dans votre domaine ou pour des événements comme le vôtre. Une bonne agence peut facilement vous donner des contacts de clients contents qui ont fait des événements semblables.

Faites attention aux avis en ligne, mais soyez critiques. Préférez les avis avec beaucoup de détails aux avis vagues. Des sites comme LinkedIn peuvent aussi vous aider à voir si l'agence a une bonne réputation.

Une agence qui existe depuis longtemps et a une équipe stable est souvent plus sûre qu'une nouvelle ou qui utilise surtout des travailleurs indépendants. Vérifier si l'entreprise est en règle et si elle a de l'argent (avec des services comme Infogreffe) peut montrer des problèmes possibles.

 

 

Des données importantes peuvent être obtenues. Être membre d'organisations telles qu'UNIMEV ou LÉVÉNEMENT montre généralement un engagement envers des méthodes de travail approuvées et un désir de suivre des règles morales claires.

Selon Claire Dubois, responsable événementiel pour une entreprise mondiale : "Après avoir choisi deux ou trois agences à partir de leurs offres, je parle toujours à leurs clients actuels. Ces discussions simples dévoilent souvent des informations essentielles qu'aucun document de vente ne pourrait jamais fournir."

Sous-estimer l'importance de la formation et de l'encadrement des hôtesses

Avoir de bonnes hôtesses ne suffit pas à offrir un excellent service. Souvent, on oublie à quel point la formation et la supervision organisées par l'agence sont importantes.

Bien préparer les hôtesses est crucial dès le départ. Les meilleures agences font toujours une réunion de préparation détaillée avant l'événement. Cela permet aux hôtesses de bien comprendre votre entreprise, vos produits et les détails de l'événement. Cette formation en amont est bien plus efficace qu'un simple briefing de dernière minute et assure une bonne maîtrise des informations et des procédures.

Avoir une coordinatrice expérimentée sur place distingue vraiment les agences. Cette personne est le chef d'équipe et la seule personne de contact pour l'organisateur. Elle surveille tout, fait les ajustements nécessaires sur le moment et gère les imprévus sans déranger constamment les organisateurs qui sont déjà occupés.

La façon dont une agence gère les problèmes montre sa qualité. Demandez à vos prestataires comment ils gèrent les absences de dernière minute, les problèmes techniques ou les demandes urgentes. Les agences sérieuses ont des procédures éprouvées et des hôtesses remplaçantes disponibles rapidement.

Même si cela semble simple, le compte-rendu de vos événements est très utile pour les améliorer par la suite. Les meilleures agences font toujours un rapport complet avec des chiffres sur le nombre de participants, des avis, ce qui a bien marché et ce qui peut être mieux fait.

Selon Éric Marchand, qui dirige une agence événementielle, ce qui fait la différence entre un bon et un excellent accueil, ce n'est pas tellement les personnes qui accueillent, mais surtout la façon dont elles sont préparées et encadrées pendant l'événement.

Ignorer les aspects juridiques et éthiques : un risque majeur sous-estimé

Souvent oubliés lors du choix d'une agence d'hôtesses, les aspects légaux et moraux peuvent causer de sérieux problèmes à votre entreprise et à votre événement.

 

Il est indispensable de respecter les lois. Assurez-vous que l'agence a les autorisations nécessaires et qu'elle suit bien les règles du travail, surtout pour les contrats, les salaires et les pauses. Si une agence offre des prix très bas, elle pourrait ne pas respecter certaines lois, ce qui pourrait vous causer des ennuis juridiques.

L'assurance professionnelle est une protection importante souvent oubliée. L'agence doit avoir une assurance qui couvre les dommages possibles liés à son travail. Demandez une preuve récente de cette assurance et vérifiez les montants couverts et ce qui n'est pas inclus.

La confidentialité est très importante, surtout pour les événements avec des informations sensibles. Si les hôtesses ont accès à des données importantes (listes d'invités importants, informations sur de nouveaux produits), l'agence doit avoir des règles claires sur la confidentialité et faire signer des engagements à ses employées.

Dans le monde des événements d'aujourd'hui, il est de plus en plus important d'agir de manière éthique.

Une agence doit embaucher et conseiller ses clients sans discrimination. Utiliser une agence avec des idées anciennes peut vraiment abîmer votre entreprise.

Selon Maître Caroline Laurent, avocate du travail, si une hôtesse pose problème, votre entreprise peut être tenue responsable autant que l'agence. Bien choisir son prestataire est non seulement une bonne idée pour les affaires, mais aussi une protection juridique importante.

Pour finir, ne pas faire ces erreurs importantes lors du choix de votre agence d'hôtesses vous aidera à faire de cet aspect clé de votre événement un vrai avantage. En sachant ce dont vous avez besoin, en regardant la qualité et pas seulement le prix, en vérifiant bien les références, en insistant sur la formation et en tenant compte des lois et de l'éthique, vous aurez plus de chances de choisir une agence qui vous aidera à réussir votre événement et à améliorer l'image de votre marque.